Wat vraag je voor een clinic of cursus?

Begin met wat de activiteit je kost als er niemand komt opdagen, en wat er per deelnemer bij komt. Dat onderscheid is belangrijker dan het totaalbedrag, want het bepaalt hoe gevoelig je bent voor tegenvallende aanmeldingen.

Vaste kosten zijn de posten die je hoe dan ook kwijt bent: zaalhuur, de vergoeding voor een trainer of spreker, materiaal dat je koopt, een vergunning, promotie. Variabele kosten lopen mee met het aantal deelnemers: koffie, een lunch, een deelnemersbewijs, een T-shirt.

Vergeet de posten niet die niemand opschrijft omdat er geen factuur voor komt. Reiskosten van vrijwilligers, het printwerk, de parkeerkaartjes, de fooi voor de conciërge. Bij een gemiddelde clinic gaat dat samen zomaar over enkele tientjes die anders uit iemands eigen zak komen.

Reken ook de transactiekosten mee als je online laat betalen. Een iDEAL-transactie kost een paar dubbeltjes per stuk. Dat is klein, maar het hoort in je som te staan, net als een eventueel abonnement op de tool waarmee je de inschrijvingen regelt.

Dit is de plek waar het meestal misgaat. Je zaal heeft plek voor veertig mensen, dus je deelt je kosten door veertig, en je komt op een prettig laag bedrag uit. Komen er dertig, dan leg je erop toe.

Reken daarom met twee getallen. Het eerste is je break-evenpunt: hoeveel deelnemers heb je nodig om je vaste kosten te dekken bij een bepaald bedrag? Het tweede is je realistische verwachting, en dat is bij een eerste editie zelden meer dan de helft tot tweederde van je maximum.

Een voorbeeld. Je zaal en trainer kosten samen € 600, per deelnemer ben je € 5 aan koffie en materiaal kwijt, en je hebt plek voor veertig mensen. Bij € 25 per persoon dek je je vaste kosten vanaf 30 deelnemers. Bij € 35 gebeurt dat al vanaf 20. Dat verschil van een tientje is het verschil tussen een avond ontspannen afwachten en een avond zenuwachtig de teller verversen.

Kom je op een bedrag uit dat je zelf te hoog vindt, dan is de eerlijke conclusie meestal niet dat de prijs omlaag moet, maar dat de kosten omlaag moeten of de zaal kleiner.

Nu je weet wat je nodig hebt, kun je toetsen of dat bedrag in de markt past. Zoek drie of vier vergelijkbare activiteiten in je regio op en noteer wat ze kosten, wat er precies bij inbegrepen is en hoe lang ze duren.

Let daarbij op wat je vergelijkt. Een clinic van twee uur met een groep van twintig is iets anders dan een dagdeel met individuele begeleiding, ook als beide “clinic” heten. Reken alles om naar een prijs per uur per deelnemer, dan zie je pas of je goedkoop of duur bent.

Zit je ver onder het gemiddelde, dan is dat geen overwinning. Een opvallend lage prijs roept bij deelnemers de vraag op wat er ontbreekt, en hij maakt het bijna onmogelijk om later te verhogen. Zit je erboven, dan is dat prima zolang je kunt uitleggen waarom.

Deelnemers vergelijken zelden bedragen los van elkaar. Ze vragen zich af of ze krijgen wat ze betalen. Je inschrijfpagina bepaalt dus mee of een bedrag redelijk voelt.

Zet daarom bij de prijs wat erin zit, in gewone woorden: hoe lang het duurt, wie het geeft, wat je meekrijgt, of er koffie is. Drie regels zijn genoeg. Een bedrag zonder context is altijd te duur, hetzelfde bedrag met context is ineens uitlegbaar.

Wees eerlijk over wat er níét bij zit. Moeten mensen hun eigen materiaal meenemen of zelf voor lunch zorgen, zeg dat dan op de inschrijfpagina en niet in de bevestigingsmail. Verrassingen achteraf kosten je meer goodwill dan de prijs zelf ooit had gekost.

En kies een rond bedrag. € 25 leest rustiger dan € 24,50, en het scheelt je gedoe met wisselgeld als er toch iemand aan de deur betaalt.

Korting geven is verleidelijk omdat het activiteit voelt, maar elke korting die je geeft aan iemand die toch wel was gekomen, is geld dat je weggeeft. Geef korting dus alleen als je er iets voor terugkrijgt.

Deze drie werken in de praktijk het best:

Er is één situatie waarin gratis de juiste keuze is: als je doel bereik is en niet dekking, bijvoorbeeld bij een open dag of een kennismakingsles waar je nieuwe leden uit hoopt te halen.

In alle andere gevallen betaal je een prijs die je niet op je begroting ziet staan. Bij gratis activiteiten ligt het aandeel mensen dat zich aanmeldt en niet komt opdagen structureel hoger, simpelweg omdat afzeggen niets kost. Wie € 20 heeft betaald, komt of zegt op tijd af.

Wil je de drempel toch laag houden, overweeg dan een klein bedrag in plaats van niets. Vijf euro is voor vrijwel iedereen te doen en verandert de aanmelding van een vrijblijvend voornemen in een afspraak. Meer over dat mechanisme staat in no-shows voorkomen bij je clinic of workshop.

Een prijs is geen belofte voor de eeuwigheid, maar je verandert hem niet halverwege een lopende inschrijving. Wie vorige week € 30 betaalde en ziet dat het nu € 25 is, meldt zich niet nog een keer aan.

Verhogen doe je tussen twee edities in, en het liefst met een zichtbare reden: een langere sessie, een betere locatie, een extra begeleider. Een verhoging van tien tot vijftien procent valt zelden op, een verdubbeling wel.

Was je editie binnen een paar dagen vol en stond er een wachtlijst, dan was je vermoedelijk te goedkoop. Dat is nuttige informatie voor de volgende keer, en een van de redenen om een wachtlijst überhaupt bij te houden.

Moet je verlagen omdat het niet vol loopt, doe dat dan niet stilletjes. Verkort liever de duur, schrap een kostenpost of maak er een kortere kennismakingsversie naast. Zo houd je je oorspronkelijke prijs overeind voor de mensen die hem al betaald hebben.