Je evenement zit vol. Dat is goed nieuws, maar het levert direct een probleem op: er komen nog steeds mensen die mee willen doen, en er vallen nog steeds mensen af. Zonder wachtlijst betekent dat een geweigerde aanmelding op maandag en een lege stoel op zaterdag.
Een wachtlijst dicht dat gat. Maar alleen als je van tevoren nadenkt over hoe je hem gebruikt, want een wachtlijst waar niemand naar omkijkt is erger dan geen wachtlijst.
Waarom vol niet vol is
Tussen het moment dat je maximum bereikt is en het moment dat je begint, gebeurt er van alles. Mensen worden ziek, krijgen een andere verplichting, of hebben zich aangemeld voor een datum die inmiddels niet meer uitkomt.
Bij een gratis evenement valt gemiddeld twintig tot veertig procent af. Zelfs bij een betaald evenement is een paar procent uitval normaal. Op honderd plekken zijn dat al snel tien tot dertig stoelen die je opnieuw kunt vullen — als je weet wie je moet bellen.
Dat is de hele functie van een wachtlijst: hij zorgt dat een afmelding op woensdag geen lege plek op zaterdag wordt.
Hoe je hem opzet
Een werkende wachtlijst heeft vier eigenschappen. Ontbreekt er één, dan loopt het spaak.
- Aanmelden gaat op precies dezelfde manier als een gewone inschrijving — dus niet “stuur even een mailtje als je nog mee wilt”.
- Mensen weten dat ze op de wachtlijst staan en niet op de deelnemerslijst. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het is de meest gemaakte fout: iemand denkt dat hij erbij hoort en komt gewoon opdagen.
- De volgorde ligt vast, op moment van aanmelden. Zo hoef je nooit een keuze te verdedigen.
- Je kunt de lijst zien en er contact mee opnemen zonder dat je adressen bij elkaar hoeft te zoeken.
Wie benader je als eerste?
De eerlijkste regel is ook de simpelste: wie het eerst op de wachtlijst kwam, krijgt het eerst de plek. Daar valt niet over te discussiëren, en dat is precies waarom je hem wilt.
Er zijn twee uitzonderingen die te verdedigen zijn. De eerste is een groepje: als er twee plekken vrijkomen en nummer drie op de lijst heeft zich met zijn partner aangemeld, is het redelijk om hen samen te nemen in plaats van ze te splitsen. De tweede is een harde eis, bijvoorbeeld wanneer je nog één deelnemer met een bepaald niveau of een bepaalde rol nodig hebt.
Wat je niet moet doen is een uitzondering maken omdat iemand hard heeft aangedrongen. Dat merkt de rest, en het is de snelste manier om je wachtlijst waardeloos te maken. Zodra één keer blijkt dat aandringen loont, gaat iedereen aandringen — en dan sta jij elke keer opnieuw een keuze te verdedigen die je nooit had willen maken.
Maak je toch een uitzondering, leg dan uit waarom. “We hadden nog één keeper nodig” is een reden die mensen accepteren. Geen uitleg is dat niet.
Geef mensen een deadline
Als er een plek vrijkomt, benader je de eerste van de lijst — maar niet zonder termijn. “Er is een plek vrij, laat voor donderdag 20:00 weten of je hem wilt” werkt, “er is een plek vrij, hoor graag van je” niet.
Zonder deadline blijft die plek dagen hangen omdat iemand het antwoord uitstelt, en ondertussen kun je niemand anders benaderen. Met een deadline weet je precies wanneer je door mag naar nummer twee.
Houd de termijn kort, zeker als het evenement dichtbij is. Twee dagen van tevoren geef je geen 48 uur bedenktijd maar een paar uur.
Een wachtlijst is ook informatie
Er is een tweede reden om een wachtlijst bij te houden, die niets met vrijgekomen plekken te maken heeft: het is de enige harde meting van hoeveel vraag er echt is.
Zonder wachtlijst weet je alleen dat je vol zat. Dat kan betekenen dat je precies goed zat, maar ook dat je twee keer zoveel mensen had kunnen bedienen. Met een wachtlijst weet je het verschil, en dat is precies wat je nodig hebt om te beslissen of je een tweede datum plant, een grotere zaal huurt of volgend jaar eerder opent.
Vijfentwintig mensen op de wachtlijst is geen probleem — het is een aanleiding. Zet er een tweede avond bij en je hebt je publiek al in handen: je hoeft niet opnieuw te werven, je hoeft alleen die vijfentwintig mensen te mailen. Dat is de goedkoopste zaal die je ooit vult.
Ook als je niets extra’s organiseert, is het nuttig. Een wachtlijst die twee jaar op rij vol loopt, is een sterker argument bij je bestuur dan “het loopt goed”.
Wees eerlijk over de kans
Mensen op een wachtlijst willen vooral één ding weten: maak ik nog kans? Als je daar niets over zegt, verzinnen ze zelf een antwoord — en dat is meestal te optimistisch of te pessimistisch.
Zeg dus gewoon waar ze staan en wat dat ongeveer betekent. “Je staat op plek 3; bij dit soort avonden vallen er meestal een paar mensen af, dus je maakt een redelijke kans” is bruikbare informatie. “Je staat op plek 27 van de 30, ik verwacht eerlijk gezegd niet dat het lukt” ook — dan kan iemand iets anders plannen.
En laat het weten als het niet doorgaat. Een wachtlijst waar je nooit meer iets van hoort, zorgt ervoor dat mensen zich de volgende keer niet meer aanmelden.