Het vervelendste moment van een evenement organiseren is niet de dag zelf. Het is de derde week ervoor, als de zaal geboekt is, de trainer bevestigd heeft en er zeven mensen zijn ingeschreven waar je er dertig nodig hebt. Je twijfelt of je moet doorgaan, of het aan de prijs ligt, of aan de datum, of aan jezelf.
Meestal ligt het aan geen van drieën. Het ligt eraan dat de mensen voor wie je het organiseert je pagina simpelweg nog niet gezien hebben. Een inschrijfpagina die klaarstaat is niet hetzelfde als een inschrijfpagina die rondgaat, en dat verschil kost geen advertentiebudget, het kost een paar bewuste keuzes over waar die link terechtkomt.
Hieronder staat wat er in de praktijk werkt bij een clinic, een toernooi, een cursus of een sportdag. Geen groeitrucs, wel de volgorde waarin je het aanpakt.
Begin bij de mensen die je al kent
De neiging is om meteen breed te gaan: een bericht op de sociale kanalen, een poster bij de ingang, misschien een berichtje naar de plaatselijke krant. Dat is de moeilijkste weg, want je vraagt aandacht van mensen die je nog niet kennen.
De eerste tien inschrijvingen komen bijna altijd uit de kring die er vorig jaar ook al bij was: de deelnemers van de vorige editie, de vaste leden, de ouders die de vorige clinic hebben gereden. Die groep hoeft niet overtuigd te worden dat het leuk is, die moet alleen weten dat het weer doorgaat en wanneer.
Een persoonlijk bericht aan die groep, met de link erin, doet doorgaans meer dan een openbaar bericht dat honderd mensen bereikt die je niet kennen. Bovendien werkt het door: iemand die zich inschrijft neemt vaak een teamgenoot of een kind mee, en dat is de goedkoopste vorm van bereik die er bestaat.
Eén link die je overal kwijt kunt
Zodra je een evenement publiceert, hoort daar één webadres bij dat je overal neer kunt zetten: in de groepsapp, onder een bericht, in de nieuwsbrief, in de handtekening van je mail. Dat lijkt een detail, maar het scheelt in de praktijk enorm dat je niet per kanaal iets anders hoeft uit te leggen.
Deelnemers hoeven geen account te maken om zich in te schrijven. Dat klinkt klein en het is het grootste verschil tussen een pagina die het doet en een pagina die het niet doet: elke stap tussen "ik wil wel" en "ik ben ingeschreven" kost je aanmeldingen. Iemand die op zaterdagavond op zijn telefoon jouw link opent, moet binnen een minuut klaar zijn.
Zet er ook een foto bij. Als je de link in een app of op een tijdlijn deelt, wordt daar automatisch een voorbeeld van getoond met de titel en die foto erin. Een link zonder afbeelding valt tussen de rest weg; een link met een herkenbare foto van de vorige editie niet.
Zet de inschrijving op je eigen website
Veel clubs en organisatoren hebben al een eigen site waar mensen naartoe gaan als ze iets willen weten. Als bezoekers daar eerst een nieuwsbericht moeten lezen en dan op een link moeten klikken om ergens anders in te schrijven, valt een deel onderweg af.
In het beheerscherm van je evenement staat daarom een klein stukje code klaar dat je op je eigen pagina kunt plakken. Daar verschijnt dan een compacte kaart met de titel, de datum, de prijs en een knop, zonder kop- en voettekst van InschrijverT eromheen, zodat het bij je eigen site past. Je hoeft er niets voor te programmeren; kopiëren en plakken volstaat, ook in de meeste websitebouwers.
Het voordeel is niet alleen gemak. Wie op je eigen site al aan het lezen was over het toernooi, is precies op het moment van de meeste interesse één klik van inschrijven verwijderd, in plaats van drie.
Laat zien hoeveel plekken er nog zijn
Mensen schrijven zich zelden in op het moment dat ze de aankondiging voor het eerst zien. Ze denken "leuk, dat doe ik vanavond" en vergeten het. Wat helpt, is dat er iets zichtbaar verandert als ze de pagina later terugzien.
Op je inschrijfpagina loopt een teller mee met het aantal plekken dat nog vrij is. Dat is geen verkooptruc zolang het klopt: het is gewoon de stand. Iemand die ziet dat er nog vier van de dertig plekken over zijn, stelt het niet nog een week uit.
Zet daarom ook een reëel maximum. Een clinic met "onbeperkt aantal plekken" geeft niemand een reden om vandaag te beslissen, en levert je bovendien geen bruikbaar getal op om de zaal of de catering op af te stemmen. Een maximum dat aansluit bij wat je aankunt, werkt in twee richtingen tegelijk.
Vraag het meer dan één keer, maar niet vaker dan nodig
Bijna niemand reageert op de eerste aankondiging. Dat is geen desinteresse, dat is hoe een volle agenda werkt. Drie momenten zijn meestal genoeg, en meer wordt al snel ervaren als drammen.
Het eerste moment is de aankondiging zelf, zodra de datum vaststaat. Het tweede is ongeveer halverwege de periode tot het evenement, en dan liefst met iets nieuws erbij: wie de trainer is, hoe het programma eruitziet, een foto van de vorige keer. Het derde is een korte herinnering in de laatste week, met de nadruk op de sluitingsdatum.
Dat derde bericht levert vaak meer op dan de eerste twee samen, juist omdat er dan een echte reden is om nú te beslissen. Zet daarom een sluitingsdatum op je inschrijving, en noem die datum ook. Zonder deadline is er nooit een aanleiding.
- Bij aankondiging: datum, plaats, prijs en de link, meer niet.
- Halverwege: iets inhoudelijks erbij, zodat het geen herhaling is van hetzelfde bericht.
- Laatste week: korte herinnering met de sluitingsdatum en het aantal vrije plekken.
Wat als het toch niet vol raakt
Soms lukt het niet, en dan is de vraag wat je met die informatie doet. Als je een week voor de sluitingsdatum op de helft zit, heb je in de praktijk drie keuzes: doorgaan met een kleinere groep, de datum verplaatsen, of afgelasten.
Wat daarbij helpt is dat je van tevoren hebt opgeschreven wat er dan gebeurt met het geld van de mensen die zich al wel hebben ingeschreven. Wie dat pas gaat bedenken op het moment dat het misgaat, doet het onder tijdsdruk en per geval anders, zie ook annuleringsvoorwaarden die niemand verrassen.
En raakt hij juist wél vol: laat de pagina dan niet gewoon dichtklappen. Een wachtlijst kost je niets en levert twee dingen op, je vangt de afzeggingen op die er altijd zijn, en je weet meteen hoeveel animo er is voor een tweede editie. Dat laatste getal is bij de volgende ronde je waardevolste startpunt.