Een jeugdclinic, een sportdag voor de basisschool, een kindervakantieweek: het inschrijfformulier lijkt op dat van elke andere activiteit, maar er is één verschil dat alles bepaalt. De persoon die het formulier invult is niet de persoon die komt meedoen.
Dat klinkt als een detail. In de praktijk zorgt het voor de meeste verwarring op de dag zelf: je hebt een lijst met namen van ouders terwijl je aan de poort kinderen moet afvinken, je mailt een herinnering naar een adres dat het kind nooit ziet, en je weet niet wie je moet bellen als er iets is.
Hieronder staat welke velden je bij een kinderactiviteit nodig hebt, welke je beter weglaat, en welke afspraken je vooraf maakt zodat de dag zelf rustig verloopt. Voor de bredere regels rond deelnemersgegevens is er een apart artikel over de AVG bij een vereniging.
Scheid de deelnemer van de inschrijver
De eerste vraag op je formulier is niet "wat is je naam", maar "wie komt er meedoen". Vraag apart naar de naam van het kind en naar de naam en het e-mailadres van de ouder of verzorger die inschrijft.
Dat lijkt dubbel werk, maar het scheelt je twee problemen tegelijk. Je deelnemerslijst bevat de namen van de kinderen, dus die kun je op de dag zelf gewoon aflopen. En al je e-mail, de bevestiging, de herinnering en het bericht dat het regent en de clinic verplaatst is, gaat naar een adres dat daadwerkelijk gelezen wordt.
Zet er ook een leeftijd of geboortedatum bij als je met leeftijdsgroepen werkt. Niet omdat het moet, maar omdat je anders op de ochtend zelf staat te schatten wie er bij welke trainer hoort. Werk je niet met groepen, laat het veld dan weg.
De velden die je echt nodig hebt
Het is verleidelijk om alles te vragen wat ooit van pas zou kunnen komen. Doe dat niet: elk veld dat je toevoegt kost de ouder tijd, verlaagt het aantal voltooide inschrijvingen, en levert jou informatie op die je daarna moet beschermen.
Voor een gemiddelde kinderactiviteit kom je hiermee toe:
- Naam van het kind, en de leeftijd of geboortedatum als je groepen indeelt.
- Naam van de ouder of verzorger die inschrijft.
- E-mailadres van die ouder, voor de bevestiging en alle berichten erna.
- Eén telefoonnummer dat op de dag zelf bereikbaar is. Zeg dat er expliciet bij, anders krijg je een vast nummer waar niemand opneemt.
- Eventueel: één open veld voor wat de begeleiding moet weten.
Vraag gericht naar gezondheid, of vraag niet
Bijna elke organisator zet er een vraag over allergieën of medicijnen bij, en dat is begrijpelijk. Maar gezondheidsgegevens vallen onder een zwaardere categorie in de privacywetgeving: je mag ze alleen vragen als je ze echt nodig hebt, en je moet er zorgvuldiger mee omgaan dan met een e-mailadres.
De praktische middenweg is: vraag gericht en zeg waarom. "Is er iets waar de begeleiding rekening mee moet houden? Denk aan een allergie als we tussendoor iets te eten geven." Dat is iets heel anders dan een leeg veld met het kopje "medische bijzonderheden", waarin ouders soms een complete diagnose kwijt willen.
Wat je daarna met die informatie doet is minstens zo belangrijk. Niet in de groepsapp van de vrijwilligers, niet in een gedeeld bestand dat op tien laptops staat. De begeleider van die groep moet het weten, verder niemand. En na afloop hoort het weg, want het doel is dan op.
Regel je vervoer of overnachting, dan komt daar meer bij kijken en is een kort telefoontje met de ouder vaak nuttiger dan een extra veld op je formulier.
Toestemming van een ouder is geen bijzaak
Voor deelnemers onder de zestien geeft de ouder of verzorger toestemming, niet het kind zelf. In de praktijk gaat dat vanzelf goed zolang de ouder degene is die het formulier invult, en dat is precies waarom die scheiding in de eerste sectie zo handig is.
Waar het wél misgaat, is bij foto’s. Bijna elke club maakt foto’s tijdens een activiteit en zet er daarna een paar op de site of in de nieuwsbrief. Bij kinderen is dat het onderwerp waar achteraf de meeste bezwaren over komen.
Los het op met één vinkje in het formulier: mag dit kind herkenbaar op foto’s die wij publiceren? Zorg dat het een echte keuze is, dus geen verplicht vinkje om te kunnen inschrijven, en zorg dat degene die de foto’s selecteert weet wie er niet op mag. Twijfel je, gebruik dan overzichtsfoto’s waarop niemand herkenbaar op de voorgrond staat.
Toestemming mag altijd worden ingetrokken. Zet er dus bij naar welk adres een ouder kan mailen als hij er later op terugkomt.
Brengen, halen en het moment dat het misgaat
De vragen die je aan de poort krijgt zijn bijna altijd dezelfde drie: hoe laat mag ik hem ophalen, mag hij zelf naar huis fietsen, en mag iemand anders hem komen halen. Zet de antwoorden in de bevestigingsmail, niet alleen op de inschrijfpagina, want die leest niemand terug.
Werk je met kinderen die zelfstandig weggaan, vraag daar dan expliciet toestemming voor in het formulier. Eén vinkje "mijn kind mag na afloop zelfstandig naar huis" voorkomt het gesprek waarin jij en een ouder elkaar aankijken en allebei iets anders dachten.
En houd één ding achter de hand: een lijst met namen en telefoonnummers die op de dag zelf beschikbaar is voor de mensen die er staan. Niet op de laptop thuis, niet in een mailbox waar één iemand bij kan. Dat is precies het moment waarop je merkt of je inschrijvingen ergens staan waar je erbij kunt.
Na afloop opruimen
Bij kinderactiviteiten is de neiging groot om lijsten te bewaren: misschien organiseer je het volgend jaar weer, en dan heb je de adressen al. Dat is geen geldige reden om ze te houden, en het is bovendien onhandig, want de helft klopt over een jaar niet meer.
Ruim de deelnemerslijst na afloop op, en zeker het veld met gezondheidsinformatie. Ging er geld om, dan hoort de betaaladministratie bij je boekhouding en geldt daarvoor een langere bewaartermijn, maar dat gaat over de betaling en niet over het complete formulier met allergieën erbij.
Wil je ouders volgend jaar opnieuw benaderen, vraag dan in het formulier of ze daarvoor benaderd mogen worden. Dan heb je een lijst waar je iets mee mag, in plaats van een lijst waar je stilletjes op zit.