Een ticketplatform kost meestal niets om te beginnen. Dat is precies waarom de rekening later verrast: de kosten zitten niet in het aanmaken, maar in elk kaartje dat je verkoopt of elke inschrijving die binnenkomt.
Hieronder staat wat de bekendste partijen in Nederland rekenen, met de bedragen zoals ze op het moment van schrijven op hun eigen pagina’s staan. Daarna reken ik het door voor een avond met honderd en met vijfhonderd deelnemers, want daar wordt het verschil pas zichtbaar.
Twee heel verschillende modellen
De markt valt uiteen in twee soorten aanbieders, en ze rekenen op een fundamenteel andere manier.
Ticketplatforms verdienen per kaartje. Je betaalt geen abonnement; in plaats daarvan gaan er servicekosten van elk ticket af, meestal betaald door je bezoeker. Bij Weeztix (het vroegere Eventix) zijn gratis tickets kosteloos, met de kanttekening dat er vanaf vijfduizend gratis tickets per jaar € 0,20 per stuk wordt gerekend; voor betaalde evenementen werken ze met een offerte. Bij Eventbrite is het in de Verenigde Staten 3,7% plus $ 1,79 per ticket bovenop 2,9% verwerkingskosten, op een ticket van $ 25 komt dat neer op ongeveer 13,8%.
Registratiesoftware verdient aan een licentie én aan het aantal inschrijvingen. Aanmelder.nl vraagt € 20 per maand voor de licentie, plus credits vanaf € 3,95 per inschrijving. Momice werkt met een basislicentie van € 2.595 per jaar, waarbij losse modules apart worden gerekend.
De rekensom bij honderd deelnemers
Stel: een clinic met honderd deelnemers, € 15 per persoon. Wat blijft er van je € 1.500 over, afhankelijk van waar je het onderbrengt?
Bij een ticketplatform dat servicekosten bij de bezoeker legt, betaal jij als organisator weinig tot niets, maar je bezoeker betaalt geen € 15 meer, maar € 17 of € 18. Dat voelt voor jou gratis, en het is het niet: het is een prijsverhoging die jij niet in je zak steekt.
Bij registratiesoftware met kosten per inschrijving loopt het snel op. Honderd inschrijvingen à € 3,95 is € 395, plus de licentie. Dat is meer dan een kwart van je opbrengst.
Bij een vast maandbedrag zonder kosten per inschrijving betaal je alleen dat maandbedrag, en gaan alleen de transactiekosten van je betaaldienst eraf. Bij honderd deelnemers scheelt dat al honderden euro’s.
En bij vijfhonderd
Bij vijfhonderd deelnemers wordt het verschil onontkoombaar. Vijfhonderd inschrijvingen à € 3,95 is bijna € 2.000 aan credits, voor precies dezelfde handeling die bij honderd deelnemers € 395 kostte, terwijl er aan de kant van de leverancier niets extra’s gebeurt.
Servicekosten per ticket werken hetzelfde: bij € 3 per kaartje betaalt je zaal samen € 1.500 aan kosten die niemand aan het evenement besteedt. Voor een vereniging die quitte wil spelen, is dat het verschil tussen een sluitende begroting en een tekort.
Dit is ook precies waarom wij niets per inschrijving rekenen. Een evenement met vijfduizend deelnemers kost ons niet meer dan een evenement met vijftig, dus er is geen eerlijke reden om er meer voor te vragen.
Waar je wél op moet letten
Goedkoper is niet automatisch beter. Scannen bij de deur is inmiddels geen reden meer om een duur platform te kiezen: ook een inschrijftool geeft deelnemers een QR-code die je met je telefoon scant. Maar er zijn twee dingen waar een groot ticketplatform echt in uitblinkt, en als je die nodig hebt is het geld waard.
- Doorverkoop en naamswijziging, zodat een kaartje bij de juiste persoon terechtkomt zonder dat jij handmatig iets aanpast. Belangrijk bij uitverkochte concerten, zelden bij een clinic of sportdag.
- Uitgebreide zaalindeling met genummerde stoelen. Werk je met een vaste opstelling en gereserveerde plaatsen, dan heb je daar echt software voor nodig.
Een voorbeeld: sportdag met 250 kinderen
Neem een jeugdsportdag van een vereniging: 250 kinderen, € 6 deelname, betaald via iDEAL. Totaal € 1.500 aan inschrijfgeld, en een begroting die precies moet sluiten, want van dat geld worden bekers, fruit en de huur van het veld betaald.
Met registratiesoftware die per inschrijving rekent, kost alleen al het binnenhalen van die 250 aanmeldingen bij € 3,95 per stuk bijna € 1.000. Dat is twee derde van je opbrengst, en dan heb je de licentie nog niet meegeteld. Die route valt voor een sportdag dus meteen af.
Legt een ticketplatform de servicekosten bij de ouders, dan betaalt een ouder geen € 6 maar al snel € 7 of meer. Voor één kind lijkt dat weinig. Voor een gezin met drie kinderen is het een paar euro waar niemand iets voor terugkrijgt, en dat hoor je terug bij de kassa van de kantine.
Met een vast maandbedrag betaal je voor die maand het abonnement en per betaling de iDEAL-kosten van je eigen Mollie-account: 250 keer ongeveer € 0,29 is zo’n € 73. Laat je ouders per gezin afrekenen in plaats van per kind, dan daalt dat aantal betalingen nog verder. Hoe je zo’n dag opzet met meerdere onderdelen staat op inschrijvingen voor een wedstrijddag.
Kosten die je pas later ziet
Naast het tarief per kaartje zijn er posten die in geen enkele prijsvergelijking staan, maar die je wel merkt zodra er iets misgaat of het evenement voorbij is.
- Terugbetalen. Zegt iemand af of gaat het evenement niet door, vraag dan na of de servicekosten ook terugkomen. Vaak niet: de deelnemer krijgt de ticketprijs terug en is de kosten kwijt, of jij betaalt ze. Leg van tevoren vast wat je teruggeeft, zie annuleringsvoorwaarden die niemand verrassen.
- Uitbetalingstermijn. Int het platform het geld, dan staat het op hún rekening tot ze uitbetalen. Moet jij de zaal of de trainer vooraf betalen, dan schiet je dat voor uit eigen zak.
- Je eigen tijd. Een goedkope oplossing die je elke keer handmatig moet bijwerken, lijsten laat overtypen of betalingen laat nalopen, kost uren. Reken een avond uitzoekwerk gerust mee als kostenpost.
- Vastzitten. Kun je je deelnemerslijst niet exporteren, dan begin je bij een overstap weer bij nul. Kijk of je je gegevens mee kunt nemen voordat je ergens aan begint.
De kosten die altijd blijven
Eén post ontkom je nooit aan, en die wordt in vergelijkingen vaak vergeten: de kosten van de betaling zelf. Iemand moet het geld verwerken, en dat is de betaaldienst.
Bij Mollie kost een iDEAL-betaling op het moment van schrijven ongeveer € 0,29 per transactie, een vast bedrag, dus niet een percentage van het bedrag. Op honderd inschrijvingen is dat € 29. Creditcard en sommige buitenlandse methodes werken wél met een percentage en zijn duurder; kijk daarom even wat je aanzet.
Dit is het verschil tussen kosten die meeschalen met je opbrengst en kosten die meeschalen met het aantal betalingen. € 0,29 op een ticket van € 40 is niets. Dezelfde € 0,29 op een ticket van € 2 is vijftien procent. Werk je met heel lage bedragen, overweeg dan om per gezin of per team te laten afrekenen in plaats van per persoon.
Belangrijker nog is waar het geld heen gaat. Bij een platform dat de betalingen int, staat jouw geld op hun rekening totdat zij uitbetalen, soms pas na afloop van het evenement. Regel je het met je eigen betaalaccount, dan komt het geld direct bij jou binnen en heb je het al voordat je de zaal moet betalen.
Hoe je het zelf uitrekent
De vraag die alles beslist is simpel: wat betaal ik als er tien keer zoveel mensen komen? Bij een model per inschrijving is het antwoord “tien keer zoveel”. Bij een vast bedrag verandert er niets.
Reken het door voor je grootste evenement van het jaar, niet voor je kleinste. Een tarief dat bij dertig deelnemers verwaarloosbaar lijkt, is bij driehonderd het duurste onderdeel van je begroting. Hoe je vervolgens op je eigen deelnameprijs uitkomt staat in wat vraag je voor een clinic of cursus.
En kijk wie de kosten betaalt. Servicekosten die bij de bezoeker liggen tellen niet mee in jouw begroting, maar wel in de prijs die iemand ziet, en dus in hoeveel mensen er afhaken bij het afrekenen.