Een ticketplatform kost meestal niets om te beginnen. Dat is precies waarom de rekening later verrast: de kosten zitten niet in het aanmaken, maar in elk kaartje dat je verkoopt of elke inschrijving die binnenkomt.
Hieronder staat wat de bekendste partijen in Nederland rekenen, met de bedragen zoals ze op het moment van schrijven op hun eigen pagina’s staan. Daarna reken ik het door voor een avond met honderd en met vijfhonderd deelnemers, want daar wordt het verschil pas zichtbaar.
Twee heel verschillende modellen
De markt valt uiteen in twee soorten aanbieders, en ze rekenen op een fundamenteel andere manier.
Ticketplatforms verdienen per kaartje. Je betaalt geen abonnement; in plaats daarvan gaan er servicekosten van elk ticket af, meestal betaald door je bezoeker. Bij Weeztix (het vroegere Eventix) zijn gratis tickets kosteloos, met de kanttekening dat er vanaf vijfduizend gratis tickets per jaar € 0,20 per stuk wordt gerekend; voor betaalde evenementen werken ze met een offerte. Bij Eventbrite is het in de Verenigde Staten 3,7% plus $ 1,79 per ticket bovenop 2,9% verwerkingskosten — op een ticket van $ 25 komt dat neer op ongeveer 13,8%.
Registratiesoftware verdient aan een licentie én aan het aantal inschrijvingen. Aanmelder.nl vraagt € 20 per maand voor de licentie, plus credits vanaf € 3,95 per inschrijving. Momice werkt met een basislicentie van € 2.595 per jaar, waarbij losse modules apart worden gerekend.
De rekensom bij honderd deelnemers
Stel: een clinic met honderd deelnemers, € 15 per persoon. Wat blijft er van je € 1.500 over, afhankelijk van waar je het onderbrengt?
Bij een ticketplatform dat servicekosten bij de bezoeker legt, betaal jij als organisator weinig tot niets — maar je bezoeker betaalt geen € 15 meer, maar € 17 of € 18. Dat voelt voor jou gratis, en het is het niet: het is een prijsverhoging die jij niet in je zak steekt.
Bij registratiesoftware met kosten per inschrijving loopt het snel op. Honderd inschrijvingen à € 3,95 is € 395, plus de licentie. Dat is meer dan een kwart van je opbrengst.
Bij een vast maandbedrag zonder kosten per inschrijving betaal je alleen dat maandbedrag, en gaan alleen de transactiekosten van je betaaldienst eraf. Bij honderd deelnemers scheelt dat al honderden euro’s.
En bij vijfhonderd
Bij vijfhonderd deelnemers wordt het verschil onontkoombaar. Vijfhonderd inschrijvingen à € 3,95 is bijna € 2.000 aan credits — voor precies dezelfde handeling die bij honderd deelnemers € 395 kostte, terwijl er aan de kant van de leverancier niets extra’s gebeurt.
Servicekosten per ticket werken hetzelfde: bij € 3 per kaartje betaalt je zaal samen € 1.500 aan kosten die niemand aan het evenement besteedt. Voor een vereniging die quitte wil spelen, is dat het verschil tussen een sluitende begroting en een tekort.
Dit is ook precies waarom wij niets per inschrijving rekenen. Een evenement met vijfduizend deelnemers kost ons niet meer dan een evenement met vijftig, dus er is geen eerlijke reden om er meer voor te vragen.
Waar je wél op moet letten
Goedkoper is niet automatisch beter. Er zijn drie dingen die een ticketplatform kan wat een inschrijftool niet kan, en als je die nodig hebt is het geld waard.
- Scanbare tickets met toegangscontrole aan de deur. Krijg je vijfhonderd man binnen een half uur naar binnen, dan wil je scannen en geen namen afvinken.
- Doorverkoop en naamswijziging, zodat een kaartje bij de juiste persoon terechtkomt zonder dat jij handmatig iets aanpast.
- Uitgebreide zaalindeling met genummerde stoelen. Werk je met een vaste opstelling en gereserveerde plaatsen, dan heb je daar echt software voor nodig.
De kosten die altijd blijven
Eén post ontkom je nooit aan, en die wordt in vergelijkingen vaak vergeten: de kosten van de betaling zelf. Iemand moet het geld verwerken, en dat is de betaaldienst.
Bij Mollie kost een iDEAL-betaling op het moment van schrijven ongeveer € 0,29 per transactie — een vast bedrag, dus niet een percentage van het bedrag. Op honderd inschrijvingen is dat € 29. Creditcard en sommige buitenlandse methodes werken wél met een percentage en zijn duurder; kijk daarom even wat je aanzet.
Dit is het verschil tussen kosten die meeschalen met je opbrengst en kosten die meeschalen met het aantal betalingen. € 0,29 op een ticket van € 40 is niets. Dezelfde € 0,29 op een ticket van € 2 is vijftien procent. Werk je met heel lage bedragen, overweeg dan om per gezin of per team te laten afrekenen in plaats van per persoon.
Belangrijker nog is waar het geld heen gaat. Bij een platform dat de betalingen int, staat jouw geld op hun rekening totdat zij uitbetalen — soms pas na afloop van het evenement. Regel je het met je eigen betaalaccount, dan komt het geld direct bij jou binnen en heb je het al voordat je de zaal moet betalen.
Hoe je het zelf uitrekent
De vraag die alles beslist is simpel: wat betaal ik als er tien keer zoveel mensen komen? Bij een model per inschrijving is het antwoord “tien keer zoveel”. Bij een vast bedrag verandert er niets.
Reken het door voor je grootste evenement van het jaar, niet voor je kleinste. Een tarief dat bij dertig deelnemers verwaarloosbaar lijkt, is bij driehonderd het duurste onderdeel van je begroting.
En kijk wie de kosten betaalt. Servicekosten die bij de bezoeker liggen tellen niet mee in jouw begroting, maar wel in de prijs die iemand ziet — en dus in hoeveel mensen er afhaken bij het afrekenen.